Le spécialiste en gestion documentaire est responsable de la gestion des documents d’une entreprise. Son travail consiste principalement à les cataloguer, stocker et récupérer, qu’ils soient sous forme de fichiers papier ou de fichiers électronique. Il développe et maintient les systèmes de stockage de documents, et est également responsable de leur sécurité et de l’accès.

Ces professionnels travaillent dans un large éventail de domaines, particulièrement en santé, en droit et en finances, secteurs dans lesquels ils peuvent choisir de se spécialiser.

Quelles sont les tâches du spécialiste en gestion documentaire ?

Les tâches d’un spécialiste en gestion documentaire peuvent varier selon le domaine de travail et les méthodes utilisées pour stocker et récupérer des documents. Cependant, les spécialistes partagent ces responsabilités essentielles dans leur travail quotidien :

• Stocker et saisir correctement les documents dans un système d'enregistrement. Ils peuvent également avoir besoin de cataloguer leurs entrées dans une base de données.
• Éditer ou réviser des documents, en particulier lorsqu'ils travaillent dans des domaines spécialisés. Ils effectuent le contrôle de tous les documents entrant et sortant de stockage.
• Développer et maintenir des systèmes pour le stockage et la récupération de documents, et former les employés sur l'utilisation efficace du système. Ils sont également responsables de la sécurité des documents et de l'attribution de l'accès à ceux-ci.
• Classer, numériser, rédiger des rapports, et faire la saisie de données.

Quelles sont les compétences requises pour la gestion documentaire ?

Un spécialiste de la gestion documentaire doit porter une attention particulière aux détails et doit être capable de travailler avec un volume élevé de documents. Il doit également être bien organisé. Il lui sera aussi utile d'avoir d'excellentes compétences en communication orale et écrite, afin d’interagir adéquatement avec tous les niveaux d'une entreprise, et d’avoir une bonne écoute pour bien saisir les demandes qu’on lui fait.

Que peut faire un spécialiste de la gestion de documents pour votre entreprise ?

Votre besoin principal concerne-t-il des documents papier, des documents numériques ou les deux ? Peut-être que votre problème concerne votre processus de numérisation, votre équipement de bureau tel que des imprimantes ou des copieurs, ou la saisie de données dans une base de données. Un spécialiste de la gestion de documents connaîtra bien les technologies disponibles, et celles qui vous conviennent le mieux. 

Un bon système de gestion de documents vous aidera à conserver tous vos fichiers papier et numériques organisés dans un emplacement central. Les documents pourront être recherchés par mot-clé et accessibles à toutes les parties concernées. Vous pourrez également suivre toutes les modifications et révisions et récupérer les versions précédentes des documents modifiés.

Un spécialiste en gestion de documents vous aidera également à établir une convention de dénomination et des métadonnées cohérentes pour tous les documents. Cela rend la recherche et la récupération de documents plus rapides et plus fiables. Considérez les métadonnées comme différentes balises que vous pouvez attacher aux documents pour une récupération facile, par exemple, le département, le sujet, le type de document, le mois et l'année, etc.