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Les frais généraux sont aussi appelés coûts indirects. Ce sont les frais relatifs au fonctionnement général de l'entreprise. C'est souvent l'obsession pour une entreprise de chercher à réduire ces frais comptables le plus possible.

Pourquoi réduire les frais généraux ?

Si une entreprise arrive à limiter ses frais généraux en bas de 20 % de son chiffre d'affaires, elle sera considérée comme relativement en santé (encore faudra-t-il examiner les autres postes bien évidemment). Mais c'est plus souvent de 25 % à 50 % de frais généraux auxquels doit s'attaquer le gestionnaire scrupuleux.

Les salaires représentant facilement les trois quarts de ces frais indirects, c'est dans un pourcentage réduit que les économies se feront. Mais c'est ce pourcentage qui fera une grande différence, car il est bien plus difficile de réaliser des économies ailleurs (comme dans le loyer ou les matières premières).

La performance financière de toute entreprise en dépend ainsi que sa marge bénéficiaire.

Quelles sont les meilleures pistes pour réduire les frais généraux ?

Pour mieux gérer ses dépenses, de nombreux postes peuvent être examinés de plus près, comme par exemple :

• les factures d'eau, de gaz ou d'électricité
• les dépenses de téléphones
• les frais de déplacement
• les consommables
• les assurances
• les outils informatiques

Réduire sa facture avec l'impartition informatique

Savez-vous par exemple que vous pouvez externaliser le service informatique ? Aujourd'hui il n'est plus besoin de maintenir un parc informatique dans ses locaux, car tout est externalisable : c'est l'impartition informatique. Selon une étude d’IBM (disponible dans un livre blanc) l’externalisation peut permettre de diminuer les dépenses d’un budget informatique de 30 %.

De plus, toutes les entreprises n'ont pas les moyens d'entretenir tout un département TI. C'est l'un des postes qui offre le plus de possibilités d'externaliser. Le matériel comme les logiciels peuvent être confiés à un partenaire qui se chargera du casse-tête de la maintenance, des mises à jour et des pannes.

Les avantages sont nombreux :

• maîtriser ses dépenses informatiques et faire levier sur celles-ci
• réduire les coûts (notamment de locaux dédiés au service TI et de personnel)
• éviter des frais imprévus
• se concentrer sur le cœur de ses activités
• bénéficier d'un service de maintenance généralement 24/7

D'autres entreprises choisiront l'impartition sélective pour diverses raisons. Les plans de sous-traitance informatique peuvent en effet être forfaitaires et inclure seuls quelques services dont l’entreprise a réellement besoin en externe.

Finalement, le gestionnaire avisé n'oubliera pas de considérer que ce calcul permettra de faire passer une certaine quantité d'actif (le matériel) dans une opération comptable plus rentable (des services dans le passif). En effet, la dépréciation d'un parc informatique est rapide et ruineuse.